Sådan laver du Faktura / Kreditnota

Her udskrives alle former for faktura og kreditnota til debitorer. Både til forud oprettede kunder og til kunder, der ikke ønskes gemt i databasen efter udskrivning.

Fra hovedmenu trykkes først på knappen Faktura eller Kreditnota. Man kan dog også nøjes med at trykke på tasten F eller K på tastaturet. Derpå vises en side til indskrivning, som er tom.

Øverst på hovedmenu kan man trykke på Fak/Kred, hvis man ønsker at se eller gen-udskrive en faktura eller kreditnota. På knappen for hhv Faktura og Kreditnota kan man dog også trykke med højre musetast.

Der kan også udskrives en Faktura samtidig med udskrivning af Følgeseddel: Øverst på hovedmenu kan man trykke på Fak/Kred. og derpå trykke på teksten Ny faktura med følgeseddel. Hvis denne mulighed bruges, vil følgesedlen have samme nummer, som faktura.

Selve udskriften kan opsættes ved hjælp af formular designeren for faktura og kreditnota.

Man kan også bestemme, om udskriften på papiret skal være inkl. eller ex. moms. Dette indsættes under System under Firmaoplysninger.

Brug af funktionstasterne

Når man er i billedet for Se/Ret tilbud, Se/ret ordrebekræftelse, Se/Ret følgeseddel, Se faktura og Se kreditnota kan man bruge funktionstasterne

F1 – Hjælp

F2 – Find Data

F3 – Slet Data

F5 – Forrige Data

F6 – Næste Data

F12 – Udskriv

Slet data kan dog ikke anvendes ved Se faktura og Se kreditnota.

Kunde ønskes ikke gemt

Hvis der skrives en faktura til en kunde, som ikke ønskes oprettet i databasen, kan dette skrives. Feltet Konto nr. kan dog ikke anvendes. Den indskrevne kunde kan kun købe kontant og der beregnes normal moms.

Opret ny kunde og se kunde data

Tryk på knappen Kundedata. Nu hoppes til datakort for debitorer, hvor ny kunde kan indskrives eller data for den nuværende kunde kan ses. Når der sluttes herfra, vil den aktive kunde automatisk blive overført til faktura eller kreditnota.

Hent oprettet kunde

Oprettede kunder kan hentes på flere måder:

Hvis der er skrevet noget i rubrikken inden der dobbelt-klikkes, vil de viste data på debitorlisten starte herfra.

Hvis der på pågældende kunde er skrevet en tekst på kundens datakort i feltet Bemærkning, bliver knappen Deb.data farvet GRØN. Hvis intet er skrevet i Bemærkning, vil knappen fortsat være grå.

Ret data på oprettet kunde

Hvis kunden ønsker varen leveret til anden adresse, blot en enkelt gang, kan data rettes, uden at det får indflydelse på de normalt oprettede data. Også antal kreditdage kan rettes, uden at kundens grunddata bliver ændret.

Selve kundens kontonr. kan dog ikke ændres, da det jo netop er dette kontonummer, som skal betale og registreres for købet.

Hvis data ønskes rettet og gemt, skal man trykke på knappen Kundedata, finde kunden og ændre data.

Skriv evt. sælger

Under System og Firmaoplysninger kan man vælge, at feltet til sælger ALTID skal udfyldes.

Skriv evt. rekv.nr.

Hvis der skrives i feltet for rekv.nr., vil programmet automatisk sætte markøren på dette sted, næste gang en kunde er fundet.

Indsæt vare på listen

Varer kan enten indsættes midt mellem andre linjer, eller i bunden af listen. En vare kan dog godt indsættes “ovenpå” en anden vare, som derved erstattes af den nye vare.

Hvis en vare indsættes i bunden af en liste kan man f.eks. trykke på navigatoren for sidste data og derpå trykke tasten Pil ned. Nu vises en ny og tom linje.

Man kan også indsætte en linje mellem to varelinjer: Først placeres markøren på den linje, som skal skubbes nedad. Derefter trykkes enten på navigatoren på +, eller der trykkes på tasten Insert. Nu kommer der en ny tom varelinje.

Det er muligt, at finde den enkelte vare, ved at indlæse varens stregkode. Dette kræver dog naturligvis, at varens stregkode er skrevet på varekortet.

Man kan også vælge, at skrive varens nummer og trykke på tasten ENTER. Hvis varenummeret findes, kommer varen frem på listen.

Når en oprettet vare er fundet (med stregkodelæser eller ved indskrivning af vare nummer) kan der nu ske forskelligt, afhængigt af, hvordan varen er oprettet:

Hver gang en vare er indsat kan der skrives antal og evt. rabat. Tryk på tasten ENTER giver derpå automatisk en ny tom linje i bunden af varelisten.

Opret ny vare

Tryk på knappen Varedata. Nu hoppes til varedata, hvor bestående vare kan rettes og ny vare kan oprettes. Når der sluttes herfra vil den pågældende vare automatisk blive overført til faktura eller kreditnota.

Hent oprettet vare

Her er der flere muligheder:

Hvis varelisten anvendes vil den enten (afhængig af markørens placering) være sorteret i nummer- eller navne orden.

Indskriv data i varelisten

Hvis varen er oprettet med pris, springer markøren hen under feltet Antal. Er varen oprettet uden pris springes først hen til feltet Pris a kr.

Hvis varen er oprettet med mængde rabat, hopper markøren dog hen til antal, og feltet Pris a kr. er tomt. Først når antallet skrives, udfyldes rubrikken med pris.

Når Pris a kr. og Antal er udfyldt, og der trykkes ENTER, springer markøren hen under feltet Rabat pct. Når der trykkes ENTER herfra, oprettes en ny vare i bunden af listen.

Hvis der bestilles et antal varer, der overstiger lager, markeres feltet med rød farve.

Slet vare på listen

Stil markøren på den linje, der ønskes slettet. Derefter trykkes enten på navigatoren på – (minus), eller der trykkes på tasterne Ctrl Delete.

Inden sletning bliver man dog spurgt, om man er sikker på sletningen.

Indsæt tom linje

Tryk på knappen med den røde pil.

Skriv en eller flere tekstlinjer

Feltet for Vare nr. ser ikke ud til at være så stort, men feltet kan indeholde op til 70 tal og bogstaver. Her kan man derfor skrive en tekstlinje. Der kan også skrives antal og beløb, men kun det samlede beløb på linjen bliver udskrevet på papiret.

Hvis man ønsker at skrive flere sammenhængende linjer, trykkes på tasten Tekst. Nu er det muligt at skrive tekst, på nogenlunde samme måde, som ved tekstbehandling. På hver linje kan der dog max være op til 70 bogstaver og tal. Hvis der kommer for meget tekst på en linje, skiftes automatisk til næste linje.

Hvis det ønskes, kan teksten tilknyttes evt. antal, beløb og rabat, ligesom man kan vælge, om der skal beregnes med eller uden moms.

Når der trykkes OK vil teksten blive placeret i felterne under Vare nr. Ønskes teksten ændret, stilles markøren på linjen og der trykkes igen på tasten Tekst.

Intern tekst

Tryk på knappen Intern tekst gør det muligt, at indskrive tekst, der ikke kommer til kundens kundskab.

Ved ordrebekræftelse kan man f.eks. skrive “Frk. Olsen har rykket for levering”.

Intern tekst kan dog også udskrives på diverse externe formularer (tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel, faktura, kontoudtog og rentenota), hvis det ønskes. I dette tilfælde skal dette indsættes i Formular designeren.

Hvis der er oprettet Intern tekst på f.eks., tænder en lille grøn plet på knappen. Hvis der ikke er oprettet intern tekst, tænder en lille rød plet.

Varedata på skærmen

Når programmet leveres, står data i denne rækkefølge. Nogle data rager ud over skærmens bredde, men man kan selv dels ændre på bredden og dels bestemme, hvile data, der skal være synlige.

Type: F.eks. om det er en vare eller ydelse. Hvis det er en ydelse for hjemmeservice, skrives hvilket ydelsesnr. der er tale om.

Vare nr.: Varens nummer eller tekst, hvis f.eks. knappenTeksthar været anvendt.

Vare navn 1: Vare navn 1 eller tekst direkte skrevet i feltet.

Pris a kr.: Stk. prisen på den oprettede vare/ydelse.

Antal: Antal som sælges. På varedata-kortet har man bestemt, hvor mange decimaler der skal udskrives på tilbud, faktura o.lign.

R%: Evt. rabat. Ved f.eks. 10% rabat skrives tallet 10.

Ex. moms eller inkl. moms. Dette er afhængigt af, hvad man har bestemt under System.

U/M: Hvis varen er uden moms, vises en lille stjerne.

Varenavn 2: Varenavn 2 fra varedatakortet, eller indskrevet tekst.

Art: Art (f.eks. ordet Stk) fra varedatakortet, eller indskrevet tekst.

Indkøb a kr.: Data fra varedatakortet, eller indskrevet beløb.

På lager: Data fra varedatakortet

Drifts konto: Ved fakturering og kreditering omkring debitorer, er dette kontonr. det samme, som blev skrevet på varedatakortet som salgskonto. Ved fakturering og kreditering omkring kreditorer, er dette kontonr. det samme, som blev skrevet på varedatakortet som forbrugskonto. I begge tilfælde vil dette kontonr. dog blive overskrevet, hvis der på debitorens eller kreditorens datakort er skrevet et fast kontonr. for køb/salg.

Forbrug konto og Varestat. kt.: Bruges til Automatisk beregning af vareforbrug. Denne beregning sker kun, hvis begge kontonr. er udfyldt på varedatakortet. Inden brug af funktionen må det kraftigt tilrådes, at hjælpeteksten omkring Automatisk beregning af vareforbrug læses.

Dato: Den angivne dato indsættes på hver linje.

Udskriv og opdatere

Når faktura eller kreditnota ønskes udskrevet, trykkes med venstre musetast på knappen Udskriv. Samtidig med udskriften bliver der automatisk opdateret.

Inden udskrivningen kan man dog trykke på knappen Udskriv med højre musetast. Derved kan man f.eks. vælge, at udskrivningen skal sendes som E-Mail (HTML).

Send som E-mail (HTML)

For god ordens skyld skal der knyttes et par kommentarer til netop denne funktion:

Når man sender og modtager E-Mail kan man selv vælge, om HTML skal anvendes. Uden HTML sendes og modtages “uformateret”, men med systemet opsat til HTML kan man “formatere” udskriften – på samme måde, som når man laver en hjemmeside på internettet.

Det system for E-Mail der kører i computeren (f.eks. Microsoft Outlook Express) bør derfor stilles til brug med HTML. Det gøres ved først at trykke øverst på skærmen på Funktioner og derpå trykkes på Indstillinger. I funktionerne for Send, sættes mærke i HTML.

Udskriv på papir

Man kan dog også trykke på knappen Prøve, hvorved der udskrives på printer – dog uden teksten Faktura eller Kreditnota.

Hvis der udskrives kreditnota bliver der spurgt, for hvilken faktura kreditnota er gældende. Hvis der ikke er en bestemt faktura, der krediteres for, skrives faktura nr. som samme nr., som kreditnota.

Hvis kreditdage er sat til 0 (= kontant) bliver man spurgt, om beløbet er modtaget på kasse, bank eller giro. Ved valg af Kasse, Bank eller Giro bliver beløbet overført til den pågældende finanskonto. Man kan dog også vælge, at beløbet skal posteres (som kontant betaling) på en anden konto. Desuden kan man vælge, at fakturaen eller kreditnotaen skal registreres med et antal dage som kredit. Disse evt. kreditdage vedrører dog kun den pågældende udskrivning og bliver ikke rettet på selve kundens datakort.

Kun hvis kunden køber på kredit, vil det skyldige beløb blive gemt i en database, til senere brug, når kunden betaler (eller der skrives kreditnota).

Hvis vareteksten eller prisen er ændret, får man mulighed for at gemme de nye data i selve databasen for varen. Hvis varen er oprettet med mængderabat eller beløbet 0 kr., er det dog ikke muligt at rette prisen.

I forbindelse med opdatering tæller nummer på faktura eller kreditnota én frem og kundens samlede køb registreres.

Registrer en kreditnota

Ved kreditering skrives normalt, hvilket fakturanr., der krediteres for. De eksisterende fakturanr. til pågældende debitor eller kreditor vises på listen.

Hvis der skal krediteres for én af disse fakturanr., kan man enten skrive det pågældende nr., eller dobbelt klikke på det pågældende nr., som derpå hopper ned i feltet.

Hvis der ikke er en bestemt faktura, der krediteres for, skrives faktura nr. som samme nr., som kreditnota. Derved kan det pågældende nr. nemlig udlignes, ved udbetaling (for debitor) eller indbetaling (for kreditor).

Registrer en Indkøbsfaktura

Ved indskrivning af indkøbsfaktura indskrives normalt leverandørens fakturanr. De eksisterende fakturanr. til pågældende kreditorer vises på listen.

Ved benyttelse af samlebilag, er der mulighed for at angive en bilagstekst, som vil blive benyttet på drifts/vare-bilagslinjerne.