Sådan laver du Årsafslutning

Man kan godt arbejde videre i et nyt finansår uden af årsafslutte det gamle!

Ved årsafslutning kikkes udelukkende på de datoer de enkelte bilag har (Faktura m.v.)

Årsafslutning eller “Midlertidig årsafslutning” må først foretages i løbet af det nye finansår, når alle faktura’er og betalinger tilhørende det gamle år er indtastet.

Det gør ikke noget at der også er registreret faktura’er mv. tilhørende det nye år, når der laves årsafslutning.

Man behøver IKKE at foretage Årsafslutning eller “Midlertidig årsafslutning”, præcis når finansåret er “udløbet”.

I stedet for at foretage “Midlertidig årsafslutning” kan man evt. sætte start finansår frem, dette kan gøres i kontoplanen under faste oplysninger. Herved vil Råbalancer m.v. tage udgangspunkt i det nye finansår.

Vigtigt

• Årsafslutning eller Midlertidig årsafslutning må først foretages, når man er færdig med at udfakturere, samt registrere indkøbsfakturaer, ind og udbetalinger rentenotaer m.v.
• Årsafslutning og Midlertidig årsafslutning flytter alle bilag med dato i det gamle år til et underregnskab (Gammelt regnskab).
• Når der er lavet “Midlertidig årsafslutning” kan der principielt KUN foretages efterposteringer direkte i finanskladden i det gamle regnskabsår.
• Når der er lavet “Endelig årsafslutning” er regnskabet lukket og der kan ikke efterposteres.
• Efterposteringerne i “Midlertidigt årsafsluttet” regnskab skal indtastes i Gammelt regnskab (findes i Finans/Gammelt regnskab).
• Når der er foretaget en efterpostering, kan der overføres ny primo til indeværende regnskab  (evt gentagne gange, efter behag). Dette gøres fra Finans/Opdater Primo i nuværende regnskab.
• I Gammelt regnskab er der kun adgang til at se Bogførte Bilag, Råbalance og Kontoplan (samt evt. finanskladden  i ikke endeligt afsluttet regnskab).

Når man er færdig med efterposteringer, kan det gamle regnskab lukkes, herved kan der ikke længere efterposteres.

Bemærk

Nuværende regnskabs primo opdateres ved at vælge “Finans/Opdater primo i nuværende regnskab” fra det Gamle regnskab.

Hver gang der efterposteres og der vælges opdatering af primo til indeværende regnskab, fra et midlertidigt afsluttet regnskab, vil evt. bogført primo fra indeværende regnskab blive slettet, og en ny primo vil blive lagt i finanskladden.

Bemærk

Ved opdatering af primo vil den nye primo blive placeret i finanskalden i det nuværende regnskabsår, og den eksisterende bogførte primo vil blive slettet.

– Hvis der ligger en tidligere primo i finanskladden skal denne slettes manuelt inden bogføringen!

Bemærk

Endelig årsafslutning af et midlertidigt årsafsluttet regnskab, foretages ved at vælge Opdater Årsafslutning fra det Gamle regnskab, samt at sætte X i “Lav endelig årsafslutning” eller “Luk regnskab uden”.

Det er ikke nødvendigt at lave endelig årsafslutning, hvis der er lavet midlertidig årsafslutning – forskellen er blot at der lukkes for efterposteringsmuligheden..

Kontroller at “Ny dato for start finansår” er korrekt – hvis f.eks datoen for start finansår har været sat frem i kontoplan, vil programmet foreslå en forkert dato, hvorfor den manuelt skal ændres til den korrekte dato.

Vigtigt – inden årsafslutning foretages

Oplysninger om sidste konto på drift og egenkapital primo i kontoplanens faste oplysninger skal være korrekte.

Der skal være angivet en sum af egenkapitalen i kontoplanen.

Funktionalitet

Ved brug af funktionen Årsafslutning/Midlertidig Årsafslutning, vil programmet selv beregne ny start på finansår, ud fra det gamle finansår, men dette kan ændres, hvis det ønskes.

Når årsafslutning foretages sker der følgende:

A. Alle konti på status, for det gamle finansår, beregnes til en ny primo. Beløbet overføres til kladde. Programmet vil mærke posteringen med PRIMO, så der ikke trækkes moms ved senere bogføring.    

B. Ultimo egenkapital (i sum gruppe for Egenkapital primo) beregnes til ny Egenkapital primo. Beløbet overføres til kladde.   

C. Alle bilag, som har dato i det gamle finansår, slettes fra den bestående bilagsfil og overføres automatisk til gammelt regnskab.

Det samlede resultat giver en kladde, som indeholder nye primoposter samt bilag, som kun indeholder bilag fra det nye Start finansår.

De nye primoposter på kladden kan evt. rettes inden bogføringen foretages.

Fejl-registreringer

Kreditor fakturaer, der evt. indkommer efter midlertidig årsafslutning, og som skal registreres i det midlertidigt afsluttede regnskab, skal indtastes i det nye regnskab (nuværende), men med dato i det gamle regnskabsår. Ved opdatering/postering, vil programmet spørge om posteringerne skal posteres i det gamle regnskab. Inden funktionen benyttes, skal det kontrolleres at finanskladden er tilgængelig i det midlertidigt afsluttede regnskab, da der ellers ikke gives mulighed for denne funktionalitet.

Finansposteringer tilhørende det midlertidigt afsluttede finansår, der ved en fejl er registreret i finanskladden i nuværende finansår kan flyttes ved at markere disse og højreklikke. Her vælges funktionen “Overfør til gammelt regnskab”. Bemærk at det herefter er nødvendigt at kontrollere bilagsnumre, samt næste bilagsnummer for begge finansår.