Sådan scanner du udgiftsbilag

Udgiftsbilag i form af bon’er, fakturaer m.m. der ikke indlæses elektronisk via EDI, skal indlæses og gemmes som PDF eller billede-fil.

Bilag der skal indlæses/scannes, kan enten manuelt indlæses fra disk/netværks-sti, eller de kan sendes til en dedikeret mailadresse, som AirBOSS har adgang til.

I hovedmenuen under Finans, findes knappen “Indkøb Scanning”.

Hvis der indlæses en PDF-fil, vil programmet i mange tilfælde, kunne aflæse oplysninger, der kan benyttes i forbindelse med registrering.

Bon’er bogføres typisk som Udgiftsbilag på en udlægs/mellemregnings-konto uden angivelse af kreditor, mens Faktura’er typisk påføres kreditor, og bogføres på Kreditor-samlekontoen. Har man indkøbsmodul, kan man overføre bilaget til en indkøbsfaktura, hvor der kan angives varelinjer.

Når felterne vedr. Dato, Art, Total Incl Moms, Statuskonto og drift-postering er udfyldt, kan man trykke på knappen “Opret Bilag”. Herved oprettes posteringslinjer i finanskladden, og indscanningen flyttes fra indbakken og tilknyttes det nye bilag.

Bemærk – Hvis et bilag skal tilføjes til en eksisterende registrering, skal menuen Scan Data /Opret Bilag lukkes med X’et til højre på den røde bjælke.

Bilagsvedhæftning er tilgængelig fra flere steder i programmet, bl.a. fra Finanskladde, Bogførte bilag, Køb og betal.